Europroof Start - CRM
Kis cégek, nagy segítsége
Interjú Pasztva Péter Értékesítési Vezetővel
Rengeteg olyan apró-cseprő dolog, amelyeket már évek óta megszokásuk által vezérelve végeztek a kollégák bizonyos, kevésbé korszerű módszerekkel. A cég ettől még természetesen jól működött, de a lelke mélyén azért egyre sűrűbben érezte mindenki, hogy lehetne ezt korszerűbben is csinálni, és egyre inkább láttuk, hogy olyan dolgokra mennek el értékes erőforrásaink, amelyeket egy szoftver könnyedén tud rendszerezni.
A mai üzleti életben egy vállalkozás megítélése nem csupán az anyagi prosperáción múlik, hanem a vállalkozás által kezelt, birtokolt adatok mennyiségén és minőségén is. Cégünknél is bevezetésre került a GDPR, illetőleg ezen túlmenően idén megszereztük az ISO27001 minősítést. Ez fokozott adatkezelési, és adatvédelmi eljárásokat irányoz elő. Egy céget jól vezetni, csak olyan adatok birtokában lehet, amik pontosak, napra készek.
Mondok néhány példát, miben segített a rendszer. Itt vannak rögtön az ügyfelek, a partnereink, akikkel az üzletkötőink tartják a kapcsolatot, és minden üzletkötő pontosan tudja az adott partner igényeit, és reményeink szerint azt is, hogy milyen apró gesztusokat fogad szívesen. Mindannyian azt gondoljuk, hogy ezeket az információkat észben tudjuk tartani, de az ügyfelek számának növekedésével ez bizony képes kopni, ami kellemetlenségeket eredményezhet. Értékesítési vezetőként nekem nagyon kellett egy olyan rendszer, ahol nem csak az üzletkötők tudják Kovács Úr kedvenc focicsapatát, hanem én is, és az is, akinek valamilyen oknál fogva esetleg át kell venni a projektet.
Korábbi szoftveres megoldásaink nem tették lehetővé az adatok egy rendszerben való kezelését. Ezáltal fokozott adminisztrációs terhet róttak a felhasználókra. Többször előfordult, hogy az információkat nem a megfelelő helyre, nem a megfelelő módon rögzítették, ezáltal visszakeresésük nagyon nehéz volt. Megesett, hogy bizonyos információk elvesztek ezen a sztrádán.
Illetve korábban bonyolult lekérdezéseket használtunk, excel táblákat ollóztunk össze. Ez igen időigényes volt és nagy volt a hibázás lehetősége. Anno egy havi zárás elkészítése 2-3 munkanapot is felölelt. Mára, ez néhány kattintással megoldható, jelentős kapacitást szabadítva fel, amelyet időt hasznosan tudjuk eltölteni, nem az adminisztrációra kell pazarolnunk.
A bevezetés fokozatosan zajlott. Előszőr létrehoztunk egy teszt csoportot, akik párhuzamosan dolgoztak a régi és az új rendszerben – ezúton is köszönet a munkájukért! Fontos volt, hogy az éles bevezetés előtt minden folyamatot kidolgozzunk, leteszteljünk, Szempont volt, hogy az adminisztrációs tehernek csökkennie kell, oly módon, hogy a riportolási, lekérdezési lehetőség bővüljenek. 2 hónap tesztüzem után, adtuk át a sales csapatnak használatra. Kezdetben természetesen volt némi ellenállás, hiszen nem a megszokott környezetet használták. Máshol voltak a gombok, új funkciók – mint például a naptár szinkron – kerültek élesítésre. Az eddig felületesen kitöltött adatlapokat, már kötelezően kitöltendő mezők tarkították. Ugyanakkor a rendszert könnyen használhatónak ítélték rövid idő elteltével, úgy vettem észre, hogy néhány munkaóra után mindenki megértette a rendszer logikáját és ki tudta aknázni a rendszerben rejlő lehetőségeket
Napi szinten a sales csapat használja – 6 fő-, de bizonyos részeit használja a közbeszerzési csoport is. A sales csapat napi munkájának elengedhetetlen része a használata. Ide rögzítenek minden ügyfelekkel kapcsolatos információt. Legyen szó, céges adatokról, lehetséges/vagy már futó projektekről, információkról, esetleges találkozó időpontjának, majd történetének rögzítéséről. Ide kerül minden, ami fontos lehet a céggel kapcsolatosan.
Leginkább a saját fejlesztésű vállalat irányítású rendszerünket használjuk, az Europroof Premium rendszert (https://europroof.hu/). Mára már megoldott, hogy a CRM-ből indítok projektet, mely elbírálás után már a vállalat irányítási rendszerben megjelenik. Külön előny, hogy az integráció eredményeképpen, már nem szükséges külön megnyitni a vállalatirányítási rendszert, a projekthez tartozó összes adat, file megnyitható a CRM rendszerből is. Ezen kívül egy sales szakember legfontosabb szoftvere a levelező rendszer és a naptár. Az integrációnak hála a CRM-ben rögzített találkozók, már megjelennek a naptárban. Külön öröm, hogy nem csak az Outlookkal, hanem a Google naptárral is használható a CRM.
A CRM különálló modulként, önállóan is megállja a helyét. Havidíjas verzióban is elérhető. Azt gondolom a költsége, összehasonlítva a korábban használt CRM rendszerekkel nagyon is kedvező. Akkor még csak a bekerülése értéket vettem figyelembe, de nem beszéltem a megnövekedett hatékonyságról és a megspórolt időről.
Azt gondolom a legtöbbet az információ nyomon követésében és a riportolásában segített a program. Ma már tényleg másodpercek alatt bármilyen információt elő tudunk ásni belőle. Ha elfelejtettél valamit egy vezetői meetingre, akkor ez jól tud jönni! A legnagyobb fejlődés szerintem a mobil applikáció bevezetése. Gyakorlatilag itt semmi másról nincs szó, mint arról, hogy a telefonbeszélgetéseket akár közvetlenül a beszélgetés után, de legkésőbb a nap végén fel tudod vinni a rendszerbe. A rögzítés során – amennyiben a másik fél már megtalálható a CRM-ben- automatikusan kiválasztásra kerül a partner, majd ki tudod választani, mely projekttel kapcsolatban tennél feljegyzést. Ezt követően beírhatod – vagy akár fel is diktálhatod – a memot a beszélgetésről.
Ez számunkra elképzelhetetlen. Bevezetése óta olyan hatalmas adatvagyon gyűlt össze benne, ami nélkülözhetetlen már a mindennapokhoz
A CRM bevezetésénél a legfőbb szempont az volt, hogy pontos képet kapjunk a futó projektjeinkről, előre lássuk, milyen üzleti lehetőség várnak ránk – megkönnyítve ezzel a tervezést-, és nem utolsó sorban csökkentsük az adminisztrációt, hogy több idő maradjon az értékesítésre. Számomra a CRM olyan, mint amikor az ember elmegy Fort Knoxba, az arany raktárba. Milyen tanácsot adnék? Ez nehéz kérdés, mert számomra a CRM a kiindulási pont. De ha mindenképp tanácsot kéne adni, akkor a következőket mondanám. Tegyék fel maguknak az alábbi kérdéseket:
Ha ezek közül akár csak egyre is NEM a válasz, akkor megéri elgondolkozni.